Erfolgreiche Besprechungen
Unsere Empfehlung für den Ablauf von "Erfolgreichen Besprechungen"
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Vorbereitung der Besprechung durch den Organisator.....
Ist die Besprechung notwendig?
Ihr solltet prüfen, ob eine Besprechung wirklich notwendig ist oder ob das Thema nicht auf einem anderen Weg schneller und sinnvoller bearbeitet werden kann.
Ziel & Tagesordnung (Agenda)
Legt das konkrete Ziel eurer Besprechung fest und bereitet eine Tagesordnung (Agenda) schriftlich vor.
Wer soll an der Besprechung teilnehmen?
Ladet nur Teilnehmer ein, die etwas zu den Themen auf der Tagesordnung (Agenda) beizutragen haben bzw. eine Entscheidung treffen müssen/ können. Ihr solltet euch auf möglichst wenige Teilnehmer beschränken.
Raum, Technik, zeitlicher Rahmen
Je nachdem, welche Art der Besprechung Ihr wählt (Präsentation, Diskussion oder auch Workshop), ist auch die Dauer der Besprechung, die Art der Technik und der passende Besprechungsraum auszuwählen.
Die Einladung
Nachdem Ihr die Ziele der Besprechung, die Tagesordnung, den zeitlichen Umfang, die Technik und den Raum bestimmt habt, sind nun (möglichst frühzeitig) die Teilnehmer einzuladen unter Benennung der Tagesordnungspunkte. Nicht vergessen auch den Raum zu reservieren und gegebenenfalls das Catering zu bestellen.
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Aufgaben der eingeladenen Teilnehmer......
Aktiv zu-oder absagen!
Wenn Ihr zu einer Besprechung eingeladen werdet solltet Ihr aktiv zu- oder absagen. Eine Absage solltet Ihr immer begründen und gegebenenfalls einen Stellvertreter vorschlagen, der an eurer Stelle an der Besprechung teilnehmen wird.
Jemanden vergessen?
Sollte der Organisator der Besprechung aus Eurer Sicht jemanden vergessen haben einzuladen, dann sollte Ihr den Organisator darüber Informieren.
Sich vorbereiten!
Zusammen mit der Einladung zur Besprechung habt Ihr auch eine Tagesordnung (Agenda) erhalten. Anhand der Tagesordnung solltet Ihr euch auf die Themen vorbereiten, die in der Besprechung behandelt werden sollen. Bei Fragen oder Unklarheiten zur Tagesordnung wendet euch im Vorfeld an den Organisator um diese zu klären.
Aufgaben des Organisators.....
Zu & Absagen prüfen!
Bei der Absage von geladenen Teilnehmer ist zu prüfen, ob gegebenenfalls Stellvertreter eingeladen werden können. Wenn mehrere Teilnehmer zu dem Termin eine Absage senden, sollte der Termin verschoben werden.
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Vorbereitung der Besprechung durch den Organisator.....
Ist die Besprechung notwendig?
Ihr solltet prüfen, ob eine Besprechung wirklich notwendig ist oder ob das Thema nicht auf einem anderen Weg schneller und sinnvoller bearbeitet werden kann.
Ziel & Tagesordnung (Agenda)
Legt das konkrete Ziel eurer Besprechung fest und bereitet eine Tagesordnung (Agenda) schriftlich vor.
Wer soll an der Besprechung teilnehmen?
Ladet nur Teilnehmer ein, die etwas zu den Themen auf der Tagesordnung (Agenda) beizutragen haben bzw. eine Entscheidung treffen müssen/ können. Ihr solltet euch auf möglichst wenige Teilnehmer beschränken.
Raum, Technik, zeitlicher Rahmen
Je nachdem, welche Art der Besprechung Ihr wählt (Präsentation, Diskussion oder auch Workshop), ist auch die Dauer der Besprechung, die Art der Technik und der passende Besprechungsraum auszuwählen.
Die Einladung
Nachdem Ihr die Ziele der Besprechung, die Tagesordnung, den zeitlichen Umfang, die Technik und den Raum bestimmt habt, sind nun (möglichst frühzeitig) die Teilnehmer einzuladen unter Benennung der Tagesordnungspunkte. Nicht vergessen auch den Raum zu reservieren und gegebenenfalls das Catering zu bestellen.
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Aufgaben der eingeladenen Teilnehmer......
Aktiv zu-oder absagen!
Wenn Ihr zu einer Besprechung eingeladen werdet solltet Ihr aktiv zu- oder absagen. Eine Absage solltet Ihr immer begründen und gegebenenfalls einen Stellvertreter vorschlagen, der an eurer Stelle an der Besprechung teilnehmen wird.
Jemanden vergessen?
Sollte der Organisator der Besprechung aus Eurer Sicht jemanden vergessen haben einzuladen, dann sollte Ihr den Organisator darüber Informieren.
Sich vorbereiten!
Zusammen mit der Einladung zur Besprechung habt Ihr auch eine Tagesordnung (Agenda) erhalten. Anhand der Tagesordnung solltet Ihr euch auf die Themen vorbereiten, die in der Besprechung behandelt werden sollen. Bei Fragen oder Unklarheiten zur Tagesordnung wendet euch im Vorfeld an den Organisator um diese zu klären.
Aufgaben des Organisators.....
Zu & Absagen prüfen!
Bei der Absage von geladenen Teilnehmer ist zu prüfen, ob gegebenenfalls Stellvertreter eingeladen werden können. Wenn mehrere Teilnehmer zu dem Termin eine Absage senden, sollte der Termin verschoben werden.
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Durchführung der Besprechung
Raum + Technik vorbereitet?
Prüft unbedingt frühzeitig, ob der Raum, die Technik und die Arbeitsmittel einsatzbereit sind
Pünktlich und vorbereitet starten
Alle Teilnehmer kommen Pünktlich und vorbereitet. Die Besprechung startet pünktlich.
Protokollant festlegen!
Es wird einer der Teilnehmer als Protokollführer benannt.
Tagesordnung (Agenda) und Ablauf vorstellen
Der Einladende ist meist auch Moderator der Besprechung (Es kann auch abweichende Moderatoren geben). Die Tagesordnung wird durch den Moderator vorgestellt auch der zeitliche Rahmen, wichtige Regeln und der generelle Ablauf der Besprechung werden direkt zu Beginn besprochen.
Besprechen
Während der Durchführung der Besprechung behält der Moderator die Zeit immer im Blick.
Kommunikationsbasics
- Wir lassen ausreden und hören zu
- Jeder Beitrag ist wichtig
- Wir bringen die Gedanken auf den Punkt und halten und kurz
- Wir diskutieren offen ohne persönliche Angriffe
Ergebnisse festlegen + dokumentieren
1. Was wurde entschieden?
2. Wer macht was bis wann?
Aufgaben werden grundsätzlich nur an Teilnehmer zugewiesen.
3. Wer muss noch informiert werden?
5 Minuten früher fertig?
Versucht mit eurer Besprechung 5 Minuten früher als geplant fertig zu werden. Die Teilnehmer die im Anschluss Termine haben werden es Euch danken.
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Nachbereitung.....
Raum aufräumen
Der Raum wird aufgeräumt, Arbeitsergebnisse auf dem Flipchart/ an der Tafel werden beseitigt. Denkt an Eure Kolleginnen und Kollegen, die den Raum im Anschluss gebucht haben und ihn ordentlich vorfinden möchten.
Protokoll verteilen
Das Protokoll wird schriftlich festgehalten und an alle Teilnehmer und zuvor festgelegten zusätzlichen Empfänger verteilt. Für kurze informelle Gespräche reicht oftmals auch ein E-Mail-Kurzprotokoll.
TODO´s umsetzten
Die termingerechte Fertigstellung der Aktivitäten wird von den festgelegten Personen verantwortet.
1. Was wurde entschieden?
2. Wer macht was bis wann?
Aufgaben werden grundsätzlich nur an Teilnehmer zugewiesen.
3. Wer muss noch informiert werden?
5 Minuten früher fertig?
Versucht mit eurer Besprechung 5 Minuten früher als geplant fertig zu werden. Die Teilnehmer die im Anschluss Termine haben werden es Euch danken.
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Nachbereitung.....
Raum aufräumen
Der Raum wird aufgeräumt, Arbeitsergebnisse auf dem Flipchart/ an der Tafel werden beseitigt. Denkt an Eure Kolleginnen und Kollegen, die den Raum im Anschluss gebucht haben und ihn ordentlich vorfinden möchten.
Protokoll verteilen
Das Protokoll wird schriftlich festgehalten und an alle Teilnehmer und zuvor festgelegten zusätzlichen Empfänger verteilt. Für kurze informelle Gespräche reicht oftmals auch ein E-Mail-Kurzprotokoll.
TODO´s umsetzten
Die termingerechte Fertigstellung der Aktivitäten wird von den festgelegten Personen verantwortet.